Kostensparend und mitarbeiterfreundlich – Auto Scholz setzt auf digitale Lohnzettel mit Exact LohnXL/XXL

Die monatliche Gehaltsabrechnung im Briefumschlag ist bei Auto Scholz ein Auslaufmodell. Der Mercedes-Benz Vertragshändler setzt in seinen Niederlassungen in Franken und Thüringen auf digitale Lohnzettel. Die Vereinheitlichung der gesamten Gehaltsabrechnung mit Exact LohnXL/XXL und dem Zusatzmodul Exact Event Manager sowie die Einführung von Exact Synergy HRM ermöglichen diese Umstellung auf elektronische Lohntaschen. Das spart nicht nur massiv Ressourcen in der zentralen Verwaltung, sondern kommt auch bei der Belegschaft sehr gut an.

Über 1.000 Mitarbeiter arbeiten in den Niederlassungen von Auto Scholz, einem der größten Mercedes-Benz Vertragshändler, und den angeschlossenen Porsche- und VW-Autohäusern. Seit Januar 2010 hat die zentrale Verwaltung des fränkischen Autohändlers die gesamte Gehaltsabrechnung für die 19 Standorte auf Exact LohnXL/XXL umgestellt. Außerdem führte das Autohaus die Personalmanagement-Software Exact Synergy HRM und ein zusätzliches Modul für die beiden Exact Lösungen, den Exact Event Manager ein. Damit wurde ein neuer Service für alle Mitarbeiter möglich: der monatliche Lohnzettelversand per E-Mail sowie die jährliche, digitale Zustellung der Lohnsteuerbescheinigung und der Meldung zur Sozialversicherung nach DEÜV.

Erhebliche Einsparpotentiale in der Verwaltung

In Abstimmung mit dem Betriebsrat hat man bei Auto Scholz im Herbst letzten Jahres die Einführung der digitalen Lohntaschen beschlossen. Schon jetzt nutzen über 70 Prozent der Belegschaft das neue Angebot. Damit entstehen für die zentrale Verwaltung des Autohauses erhebliche Einsparpotenziale, einerseits bei der Hardware, den Druckern, Kuvertiermaschinen und andererseits beim zeitlichen Aufwand für die Mitarbeiter.

Basis für die digitalen Lohnzettel ist die unternehmensweite Vereinfachung mit Exact LohnXL/XXL, als komfortable, einzige Gehaltsabrechnungslösung. Darüber hinaus werden mit Exact Synergy HRM einerseits die E-Mail Mitarbeiterdaten für den digitalen Versand der monatlichen Lohnnachweise bereitgestellt, andererseits können die Daten automatisch in einer elektronischen Mitarbeiter-Personalakte abgelegt werden. Papier-Ordner für jeden Mitarbeiter gehören deshalb der Vergangenheit an. Ergänzend überwacht der Exact Event Manager, ein automatischer Überwachungsassistent mit Alarmfunktion, in Echtzeit alle notwenigen Termine für die Lohnabrechnung und stößt den monatlichen Versand der Lohntaschen an.

Lohnzettel passwortgeschützt per E-Mail

Auto Scholz empfiehlt seinen Mitarbeitern den Versand an ihre private E-Mail-Adresse. Dann können die Angestellten ihre Lohndaten zu Hause abrufen, prüfen und ablegen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, seinen Lohnzettel in den Autohäusern abzurufen und, wenn gewünscht, auszudrucken. Dabei wird die Abrechnung als Anhang im PDF-Format passwortgeschützt verschickt, so dass kein Unbefugter den Gehaltszettel einsehen kann. „Wir haben zum 1. Januar für alle Mitarbeiter aus Vertrieb, Verwaltung und den Werkstätten, die bisher noch keine E-Mail-Firmenadresse hatten, einen eigenen Account eingerichtet“, erklärt IT-Leiter Robert Panzer. „Das digitale Verfahren spart schon nach den ersten Monaten erheblich Kosten und Arbeitsaufwände. Wir sind natürlich auch ein bisschen stolz darauf, dass die Umstellung auf die elektronischen Lohntaschen im Januar so reibungslos geklappt hat und von den Mitarbeitern so gut aufgenommen wird.“

Die zentrale Personal- und Abrechnungsabteilung bei Auto Scholz wird die Zeitersparnisse für Analysen nutzen, die mit der Personalmanagementlösung Exact Synergy HRM möglich sind. Dazu gehören Auswertungen über die Auslastung der einzelnen Monteurgruppen, die der Geschäftsleitung wertvolle Informationen für die zukünftige Personalplanung und -entwicklung geben.