So optimieren Sie Ihre Entgeltabrechnung

Ein Lohnbuchhalter wird oft nur daran gemessen, ob das Gehalt pünktlich und korrekt überwiesen wurde. Es wird nicht hinterfragt, welcher Zeit- und Kostenaufwand damit verbunden ist. Gerade hier lassen sich viele Schritte effizienter gestalten. Eine Analyse der Prozesse kann Optimierungspotential aufzeigen und damit Zeit und Kosten sparen.

• Finden Sie Verbesserungspotential
  Umfragen haben ergeben, dass Gehaltsabrechnungen ein Unternehmen pro Mitarbeiter monatlich zwischen 7,90 und 23,70 Euro kosten. Allein eine Einsparung von 50 Cent pro Abrechnung macht für größere Betriebe pro Jahr schon eine große Summe aus.
  Eine Experten-Analyse, etwa im Rahmen eines Business Process Assessments, kann Optimierungsmöglichkeiten in der Entgeltabrechnung genau identifizieren. Sie erhalten praktische Tipps, um überflüssige Arbeitsschritte zu vermeiden und Abläufe effizienter zu gestalten.
• Nutzen Sie alle Funktionen der Software
  Oft kennen die Mitarbeiter nicht alle Funktionen und Möglichkeiten, die ihnen ihre Lohn- und Gehaltssoftware zur Verfügung stellt. Eine Schulung der Mitarbeiter hilft, das notwendige Wissen zu vermitteln.
• Reduzieren Sie umständliche Workarounds
  Viele Unternehmen arbeiten mit umständlichen Workarounds. Diese dienen dazu, bestimmte Prozesse abzubilden und ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Diese können oft auch mit weniger Handgriffen erzielt werden.
  Ein Beispiel: Arbeitszeiten von Mitarbeitern werden häufig noch über das Stempeln erfasst. Diese Zeiterfassungsübersicht erhält die Lohnbuchhaltung als Ausdruck und erfasst diese Daten erneut manuell. Eine moderne Lohn- und Gehaltssoftware bietet jedoch Schnittstellen zur Zeiterfassung, über die Daten einfach ausgetauscht werden können.
• Ergänzen Sie Ihre Software
  Erweitern Sie Ihre Lohn- und Gehaltssoftware mit hilfreichen Modulen (z.B. Personalkostenhochrechnung). Oder ergänzen Sie die Software um notwendige Schnittstellen, etwa zu einer Zeiterfassung oder HR-Software. So vereinfachen Sie Ihre innerbetrieblichen Abläufe und erhalten wichtige Reportings.

Fazit
Eine Optimierung der Entgeltprozesse lohnt sich in jedem Fall: Zeitfresser und Kostentreiber sind vor allem manuelle Tätigkeiten. Diese können Sie deutlich verringern, wenn Sie das volle Potential der eingesetzten Software ganz ausschöpfen. Dabei ist eine umfassende Analyse der Unternehmensstrukturen, Prozesse und Anforderungen notwendig. Nur so gelingt es, das volle Potential in der Entgeltabrechnung auszuschöpfen.